Los
documentos creados se depositan en una base de datos central donde también se
guardan el resto de datos de la web, cómo son los datos relativos a los
documentos (versiones hechas, autor, fecha de publicación y caducidad, etc.),
datos y preferencias de los usuarios, la estructura de la web, etc.
La estructura de la web se puede configurar con una herramienta
que, habitualmente, presenta una visión jerárquica del sitio y permite
modificaciones. Mediante esta estructura se puede asignar un grupo a cada área,
con responsables, editores, autores y usuarios con diferentes permisos. Eso es
imprescindible para facilitar el ciclo de trabajo (workflow) con un circuito de
edición que va desde el autor hasta el responsable final de la publicación. El
CMS permite la comunicación entre los miembros del grupo y hace un seguimiento
del estado de cada paso del ciclo de trabajo.
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